18.06.2024

09 мин

WBS проекта: мощный инструмент для достижения целей в проектной деятельности

Автор

Евгения Стапарь

Содержание

Внедрение стратегий планирования, управления проектами — часть бизнес-среды. Работа по созданию структурированного уровня пакета работ (Work Breakdown Structure, или WBS) — инструмент для достижения целей. В этой статье мы рассмотрим важность, преимущества WBS. Мы рассмотрим принципы построения WBS, а также узнаем, как это помогает достигать целей в срок.

Что такое иерархическая структура работ WBS?

Иерархическая структура проекта (WBS) — это методология, используемая в проектном менеджменте для организации, управлением заданиями в рамках проекта. Можно представить проект в виде древовидной структуры, которая разбивает его на управляемые части. WBS определяет задачи, организовать их в логически связанные группы.

WBS — инструмент для управления проектами, ресурсами, бюджетом, временем. С помощью инструмента устанавливаются четкие границы ответственности для каждого члена команды. Использование WBS сокращает время выполнения проекта. Это происходит благодаря точной оценке затрат, лучшему контролю над выполнением работ, возможности оперативно реагировать на изменения в ходе работы. Эта статья будет интересна владельцам бизнеса, руководителям и тем, кто ставит цели и достигает их.

Иерархическая структура работ (WBS) нужна для организации, управлением заданиями

Декомпозиция работ облегчает бизнес-планирование, оценивает загруженность коллектива, распределяет задания между исполнителями. Добавив туда информацию о плановых трудозатратах, вы правильно оцените сроки выполнения. ИСР выделит ключевые риски, определит стоимость работ, результаты. Каждый результат подробно описывается на следующем уровне, который включает несколько заданий. Количество уровней, как правило, зависит от того, как детально нужно описать работу.

WBS облегчает создание метода работы, стратегии. Это документ, где описана последовательность работ, сроки. Структурная декомпозиция — часть общей разработки плана управления, которая является основой для последующих заданий. Иерархическая схема служит шаблоном для типовых заданий.

Преимущества иерархической структуры WBS

Иерархическая структура (Work Breakdown Structure) — инструмент для управления проектами. Она разбивает задачу на управляемые части, что упрощает планирование, контроль, управление ресурсами.

Выделим следующие преимущества иерархической структуры:

Во-первых, она помогает определить задачи для завершения

Точно оценить затраты, установить реалистичные сроки выполнения

Во-вторых, WBS облегчает распределение задач между сотрудниками

Каждый участник может легко определить свои обязанности, что повышает работоспособность команды

В третьих, WBS отслеживает степень выполнения

У каждой задачи есть идентификатор — можно легко определить, какая задача выполнена, а какая еще нет

Иерархическая структура определяет задания, упрощает распределение обязанностей, отслеживает уровень выполнения, управляет рисками.

Получите подборку файлов от Московского Института Технологий и Управления

6 легких способов, как повысить личную эффективность.pdf

9 полезных навыков project менеджера.pdf

data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAAANSUhEUgAAAAcAAAAICAMAAAAC2hU0AAAAJ1BMVEVMaXHHzv/K0f/M0//Hzf/a2v7H0f/AyP/Byf7ByP/Byf/M0//V3f9xXKgzAAAAC3RSTlMA/kSCUwdqoO4hx7bPwFgAAAAJcEhZcwAACxMAAAsTAQCanBgAAAAqSURBVHicY2DAAKzMzGwsDAwMTDw8PNwgmpGREUYzgsW5uUE0JzsXByMADosApcEMAPQAAAAASUVORK5CYII=

Принципы разработки ИСР

ИСР разбивает проект на управляемые части, определяет зависимости между задачами и оценивает сроки выполнения.

При разработке ИСР учитывайте такие принципы:

Декомпозиция задач

ИСР разбивается на управляемые части, чтобы обеспечить точную оценку времени и ресурсов, необходимых для выполнения каждого задания

Иерархическая структура

ИСР должна наглядно отображать зависимость между задачами, управлять проектом на разных уровнях детализации

Определение ролей

Каждая задача в ИСР должна иметь определенного исполнителя. Обеспечивает распределение работ и контроль

Учет рисков и запасных вариантов

При разработке ИСР необходимо учитывать возможные риски и проблемы, которые могут возникнуть. Необходимо предусмотреть запасные варианты и альтернативные пути выполнения работы, чтобы минимизировать риски

Обеспечение прозрачности и контроля

ИСР доступна для всех сотрудников. Она контролирует задания на каждом этапе. Так обеспечивается прозрачность действий, своевременная реакция на возможные проблемы

Для обеспечения единой терминологии и эффективной разработки проекта, нужно создать глоссарий ИСР параллельно с СДР. Этот словарь содержит определения терминов, присвоенные номера элементам, названия, перечень ресурсов и другую информацию, необходимую для реализации пакета заданий. Документ позволяет избежать ненужных или повторяющихся операций, следовать временным рамкам.

Этапы формирования иерархической структуры работ

Каждый этап формирования иерархической структуры работ имеет свою цель. Анализ выявляет элементы, определяет их взаимосвязь, что необходимо для последующего создания структуры. Разработка структуры должна быть логичной и понятной для всех сотрудников, чтобы они могли легко ориентироваться в рамках компании.

Определение ролей и обязанностей помогает улучшить коммуникацию между сотрудниками, избежать дублирования заданий. Распределение заданий между сотрудниками, в соответствии с их ролями, обязанностями, ускоряет работу. Контроль и анализ выполнения пакета работ необходимы для того, чтобы следить за выполнением заданий, в соответствии с определенными ролями и обязанностями, а также анализировать данные, вносить корректировки в структуру. Эти этапы важны для создания иерархической структуры заданий.

Определение ролей и обязанностей помогает улучшить коммуникацию между сотрудниками

Определите и утвердите цели проекта

Определение и утверждение целей — один из важнейших уровней формирования иерархической схемы. Цели должны быть сформулированы, соответствовать общей стратегии компании. Они должны быть измеримыми, реалистичными, достижимыми в заданные сроки.

Утверждение целей важно для того, чтобы сотрудники имели общее понимание того, чего нужно достичь. Этот процесс способствует улучшению коммуникации между сотрудниками, улучшает координацию.

Нужно проводить регулярный анализ выполненных заданий, корректировать элементы, если это необходимо.

Разбейте проект на блоки

Разбейте проект на блоки, чтобы облегчить разработку и управление. Каждый блок имеет параметры, функции, которые не зависят от других блоков.

Начните с определения функциональных блоков. Например, если вы создаете сайт, то блоками могут быть: заголовок, меню, контент, т.д

Затем определите параметры каждого блока. Например, блок "меню" может иметь параметры: цвет фона, шрифт, выравнивание, количество пунктов меню, т.д

После этого создайте независимые файлы для каждого блока, добавьте необходимый код. Это позволит вам быстро изменять параметры каждого блока без необходимости изменять задачу

Не забудьте организовать файлы проекта в соответствии с блоками. Например, создайте папки для каждого блока и поместите соответствующие файлы в них

Разбив проект на блоки, вы сможете упростить разработку и управление, а также быстро вносить изменения в отдельные блоки.

По теме

Развитие команды проекта: как создать сильную и сплоченную группу Процесс стратегического планирования: достоинства, этапы, инструменты анализа

Определите итоги

Определение итогов оценивает результаты работы, предоставляет возможность сделать выводы об уровне выполнения проекта.

Для определения итогов необходимо провести анализ данных всех блоков. Если какой-то блок не справился со своей функцией, то нужно найти причины и попытаться исправить ошибки

Оцените вклад команды. Выявите сильные и слабые стороны каждого сотрудника, используйте их в будущих проектах

Проведите анализ затраченных ресурсов, оцените финансовую релевантность. Если проект оказался убыточным, выявите причины, чтобы избежать их в будущем

Сделайте детализацию результатов

Сделайте детализацию результатов — это важный этап, который оценивает достижения, проводит анализ результативности. Для этого необходимо определить цели, которые были поставлены перед командой, оценить их достижимость.

Выделите результаты, проведите анализ их вклада в общую картину. Определите выполненные здания и те, которые нужно доработать

Проведите анализ всех ресурсов, оцените финансовую выгоду. Определите затраты на достижения конечных целей, их целесообразность

Проанализируйте дополнительные показатели: уровень удовлетворенности клиентов, рост продаж, улучшение бренда, т.д. Оцените уровень работы команды, ее вклада

Определите сильные, слабые стороны каждого сотрудника

Делегируйте полномочия

Делегирование полномочий — передача власти руководителем подчиненным для достижения общей цели компании. Делегирование полномочий позволяет руководителю сосредоточиться на стратегических задачах, в то время как команда занимается оперативными вопросами. Это повышает работоспособность команды.

Руководитель определяет полномочия, которые он готов передать. Необходимо выбрать людей, убедиться в их готовности, способности к выполнению целей.

Делегирование полномочий не означает отказ от управления — это процесс распределения заданий между сотрудниками, в зависимости от их способностей.

Курс по теме

Стратегический менеджмент

Курс по теме

Управление проектами

Как визуализировать WBS

Первый шаг WBS — определение этапов, их детализация на подзадачи. Затем нужно создать диаграмму, на которой будут отображены элементы задач, в зависимости друг от друга. Для визуализации используйте инструменты, например, диаграммы Ганта или сетевые диаграммы. Выберите инструмент, который подходит для конкретного задания, наглядно отобразит этапы, задачи.

Из этого раздела статьи вы узнаете о форматах визуализации:

Контурная структура

Как правило, это легкая система построения ИСР — достаточно расписать задания в иерархической последовательности. Можно использовать числовые обозначения для задач

Иерархическая таблица

Показывает зависимость одной задачи от другой. Не нужно расписывать подробно пункты — это компактная таблица

Древовидная структура

Можно представить проект в виде древовидной структуры. Этот метод отображает процесс построения задач

Визуализация WBS наглядно отображает этапы и задачи, учитывая возможные риски и проблемы, обеспечивает выполнение проекта. Этот этап помогает снизить риски и избежать дополнительных задач. Для создания плана можно использовать программы управления проектами, например, MS Project. В верхнем поле имени задачи указывается цель. Затем результаты разбиваются на субрезультаты и операции. Этот процесс повторяется до тех пор, пока не получится уровень пакета работ. Связи между результатами и субрезультатами формируются автоматически с помощью кода СДР MS Project в поле структурного номера.

Создание иерархической схемы работ подразумевает два подхода: начать с нуля или использовать компоненты из ранее созданных структур иерархии. Второй вариант предполагает использование компонентов, которые применялись в предыдущих проектах и стандартизированы для типовых условий. Такой подход позволяет сократить время разработки, повысить ее эффективность. Однако, при этом нужно учитывать особенности текущего проекта, адаптировать структуру под него.

Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:

Стратегический менеджментПолучите необходимые знания и навыки, которые помогут вам стать успешным стратегом в бизнесе

Управление проектами Начните обучаться управлению проектами и станьте ценным специалистом в любой сфере деятельности

*В этом месяце мы подготовили для вас скидку 30% на все курсы! Спешите записаться на обучение, ведь количество мест ограничено