20.02.2024

12 мин

Команда проекта — роль каждого члена в успешном решении задач

Автор

Мария Ушакова

Содержание

Проект — это предприятие временного характера, которое направлено на создание нового продукта или услуги, для получения результата. Чем больше проект, тем больше состав участников, которые заинтересованы в его реализации. У каждого участника своя роль, функции и мера ответственности.

Успех бизнеса заключается во влечении людей, заинтересованности и мотивации группы. Сам коллектив не может таким стать, им нужно управлять. В нашей статье мы поговорим, как правильно формировать состав проектной команды, какова роль каждого участника в проекте, а также как правильно управлять коллективом для успешного решения задач.

Что такое управление командой проекта?

Проектная команда — коллектив единомышленников, которые имеют общую цель и делают всё, чтобы достичь её. Они могут участвовать в планировании, сдаче и в сопровождении проекта. Все участники имеют свои функции и играют свою роль в успехе предприятия. Чтобы эффективно осуществлять управление командой, нужно понимать в чём отличается проект от стандартной работы. Проект имеет срок исполнения, бюджет, видимые результаты. Работа — действие, совершаемое человеком во время рабочего дня.

Управление проектом отличается от управления коллективом в компании. Одно дело — организация однотипной работы. Совсем другое — направить труд проектной группы и ресурсы так, чтобы проект был эффективно завершён в установленные сроки, а также в пределах бюджета. Управление проектом — организация и контроль за работой каждого участника: постановка целей и задач, мотивирование, обеспечение контакта и обратной связи. Главная цель управления — успешная реализация проекта.

Секреты — как эффективно управлять командой:

сотрудник должен понимать, что от него хотят, какие его функции

работника нужно обеспечить всем, что ему требуется для работы

сделать так, чтоб все были нацелены работать качественно

каждый работник должен заниматься тем, что у него выходит лучше

периодически хвалить за качественную работу

учитывать мнение каждого члена группы

Кроме этого, проектный менеджер должен уметь урегулировать конфликты:

решать проблемы — устранять трудности без конфликтов

идти на компромисс — уступать ради общего блага

не использовать метод принуждения людей — это не способствует мирному решению проблем

не игнорировать проблему или конфликт — это не позволит урегулировать конфликт

Если руководитель способен выполнить указанные выше моменты, то можно считать, что его роль в проекте будет полезной.

Состав команды проекта

При формировании состава команды нужно знать сколько времени у вас есть на поиск участников проекта, какую оплату можете предложить людям. Кроме этого, надо понимать — какого состава будет достаточно для выполнения поставленных задач и роль каждого члена группы? Лишние сотрудники не ускорят процесс и не приведут к улучшению результата.

Проектная команда

Цель формирования проектной команды — достижение результата. Если она не достигнута, то необходимо проанализировать ситуацию, выявить ошибки, а затем работать над их устранением. Проектная команда может создаваться временно, для решения данных задач. Например, когда команда собирается, чтобы запустить онлайн-сервис, блог или выпустить новую продукцию компании. Постоянная, когда проектная работа поставлена на поток. То есть, вся команда работает в одной организации и периодически выполняет разные работы. В состав группы могут привлекать других специалистов со стороны, для решения конкретных бизнес-задач.

Обычно выделяется три группы участников, распределение осуществляется по вовлечённости в создание нового продукта или услуги компании:

основная — команда специалистов, участвующих напрямую в реализации проекта, они находятся в постоянном контакте между собой

расширенная команда — оказывает помощь основному составу

заинтересованные лица — они не сотрудничают с проектной группой, но влияют на выполнение проекта

При подборе проектной команды нужно:

чтобы кандидат выполнил тестовое задание — это позволит понять насколько он компетентен в этом вопросе и сможет ли эффективно работать

проводить несколько собеседований, но в короткий временной период

составить подробную должностную инструкцию

При формировании группы нужно набирать активных людей, которые заинтересованы проектом и способны вдохновлять других.

Роли в проекте

Чтобы проект успешно был выполнен, все участники должны выполнять свою роль и функции.

Чаще в команду входят следующие специалисты:

Спонсор или заказчик проекта — он устанавливает цели, даёт оценку результата, а также выделяет ресурсы

Менеджер проекта, его компетенции — планировать и осуществлять организацию проектной работы, распределять задачи и ресурсы, контролировать процесс

Администратор — помощник руководства, это не обязательный член проектной группы. Его работа в большей степени связана с документацией, подготовкой встреч, общением в блоге, сбором отчётов

Простые исполнители — профильные специалисты, они выполняют конкретные задачи, которые перед ними ставит руководство

Представители заказчика — они контролируют выполнение проекта и заинтересованы в его результате

Сторонние эксперты — они обычно занимаются юридической поддержкой или контролем качества продукта, то есть, оказывают консультативные услуги

Партнёры — подрядчики или поставщики, с которыми заключён договор на оказание определённых услуг

Иногда в команде выделяется лидер, чаще это один из исполнителей, который пользуется авторитетом в коллективе и у него большой опыт. К нему все обращаются за советом, он поддерживает и мотивирует остальных.По утверждению экспертов каждой команде нужны разные специалисты, так как нет людей, которые умеют делать всё. Если в команде, например, будут только управленцы или исполнители, то такой проект не будет успешный.

Работа менеджера

Как строится коммуникация в проекте?

Основная задача проектного руководителя — сделать так, чтобы обмен информацией между заказчиком и командой был постоянным. Чтобы заказчику не нужно было описывать задачу каждому участнику в отдельности. Он должен правильно понимать, чего хочет клиент. Иначе он будет неправильно ставить задачи перед исполнителем. Сотрудник компании проведёт не ту работу, что ждёт заказчик, тогда проект зависнет на процессе согласования. Поэтому, вначале менеджер проводит разговор с заказчиком, а затем доводит информацию и задачу до исполнителей. Они вместе занимаются решением, оформлением этой задачи, результат управленец предоставляет клиенту. Если спонсор утверждает проект, то команда начинает работать над ним. Выполняя работу, менеджер по частям предоставляет результаты клиенту для согласования. Заказчик может высказать замечания, а руководитель озвучивает их команде для устранения.

Получите подборку файлов от Московского Института Технологий и Управления

6 легких способов, как повысить личную эффективность.pdf

9 полезных навыков project менеджера.pdf

Стили управления командой проекта

Управление командой — процесс, в котором нет чётких норм или регламента. У менеджера проекта есть некая власть, поэтому он самостоятельно решает, какой способ применять при постановке задач и как контролировать их выполнение. Стиль управления — манера управленца в общении с коллегами: распределение задач, общение с подчинёнными, установка обратной связи, контроль за выполнением работы. На стиль влияет личность человека — руководителя, состав группы, специфика коллектива и проекта.

Среди стилей, которые часто используются, можно выделить:

Авторитарный — власть находится полностью в руках руководителя, он осуществляет управление. Члены команды не имеют право голоса, они только исполнители

Демократический — решение принимает весь коллектив в процессе обсуждения. Менеджер держит себя наравне с подчинёнными, принимает окончательное решение после общего обсуждения

Либеральный — наличие полной свободы. Данный стиль подразумевает, что специалист сам ставит задачи и сроки её исполнения, а роль руководства — установить вектор общего развития

Авторитетный — здесь управление построено на авторитете. Он складывается на сильном характере и харизматичности управленца, мнение и опыт которого не ставятся под сомнение

Дружественный — руководитель и подчинённые находятся в дружеских отношениях. При этой манере стираются рабочие грани, отношения переходят в дружеские

Рыночный — решение принимается с учётом законов рынка

Сегодня руководство компаний применяют различные стили управления. Для кого-то предпочтительней строгость и единоличная власть. Другим ближе, если в команде равенство, то есть, все коллеги имеют равные права.

Инструменты и методы для управления командой проекта

Для управления коллективом и достижения успеха каждый менеджер пользуется своим комплектом инструментов. Используя их он, например, ставит задачи исполнителям или осуществляет контроль за их выполнением. Основные инструменты, оказывающие помощь при управлении командой:

Диаграмма Ганта	Табличное представление графика работ, в нём прописаны цели и сроки
Сервисы управления	Чаще используются, чтобы поставить задачу, установить срок, а также для хранения данных
Инструменты мозговой атаки	Используя их команда представляет идеи и концепции заказчику
Сервисы для хранения документов	Яндекс Диск или Google Drive
Мессенджеры для общения	Zoom или Telegram

Методов управления много, но мы в статье расскажем о главных.

Коммуникация

Роль руководителя проекта велика, ему недостаточно уметь просто общаться, он должен обладать способностью налаживать доверительный контакт с каждым членом команды. Большая часть конфликтных ситуаций решается открыто, в обсуждении. Кроме этого, управленец должен обеспечить коммуникацию — канал обмена сведениями между членами команды. Это должен быть способ связи, который удобен всем — соцсети, мессенджеры. Именно с налаживания связи нужно начинать формирование состава команды.

По теме

Концептуальный дизайн и его значение для проекта Стили графического дизайна: какие используют сегодня в проектах

Делегирование

Руководитель коллектива составляет список задач и распределяет их по членам команды. Не важно, может он решить сам эту задачу или нет, его роль заключается в направлении задания компетентному человеку. При распределении задач нужно учитывать степень загруженности сотрудников.

Контроль

Чтобы выполнить проект и не сорвать сроки из-за недобросовестных исполнителей, надо контролировать работу каждого участника группы, их загруженность. Для контроля занятости сегодня есть автоматика, которая учитывает рабочее

Планирование

Под планированием подразумевается чёткое распределение задач по дням или даже месяцам. С помощью планирования можно понять, на какой стадии будет проект через неделю или месяц, какова роль каждого сотрудника и как распределить уровень нагрузки. Планирование начинается сразу с запуска бизнес-проекта и постановки целей. Планированием может частично заниматься вся команда, это зависит от метода управления.

Решение проблем

Руководитель должен знать, как решать непредвиденные проблемы или выходить из сложных ситуаций. Ведь если подчинённый допустил ошибку, то отвечать будет руководитель. Он должен представлять намеченные цели и получать проверенные сведения, это поможет принять решение. Если решить проблему сразу не получается, менеджер должен фиксировать её, чтобы потом к ней возвратиться. Фиксировать проблемы можно на проектной доске. Этот подход поможет найти решение, а в случае систематической проблемы — решить её глобально.

Курс по теме

Стратегический менеджмент

Курс по теме

Управление проектами

Автоматизация управления проектами

Сегодня управлять командой можно удалённо. Менеджер мало устно отдаёт указаний, а большинство задач ставит автоматически, в таск-менеджере. Это позволяет существенно экономить время и расширяет управленческие возможности. Однако использование автоматического набора инструментов для управления иногда усложняют работу, так как между ними нет чёткой координации. Применяются различные серверы, они распределяют данные по разным чатам или блогам.

Сервис Bitcop позволяет решать проблемы несогласованности между инструментами управления. Это ПО, которое контролирует компьютеры или рабочее время сотрудников, в нём есть много способов для управления, можно:

ставить задачи

отслеживать рабочее время

оценивать продуктивность

сравнивать показатели сотрудников

делать скриншот экрана рабочего стола

С помощью Bitcop можно видеть уровень активности участников в данное время. Программа позволяет в автоматическом режиме отслеживать действия, происходящие на компьютере, осуществлять фиксацию нарушений и передавать информацию руководству проекта. Всё это помогает выявить, кто необходим проекту, а кто будет мешать его реализации.

В статье мы рассмотрели вопрос — как осуществлять управление проектом, чтобы получить результат. Во-первых, надо знать тонкости и правила этого процесса, постоянно тестировать сведения, искать новые способы совершенствования рабочего процесса. Кроме этого, надо постоянно использовать современные инструменты управления и проводить анализ показателей работы. Руководитель должен уметь общаться и налаживать общение на долгосрочной основе. Важно, чтобы менеджер нашёл команду профессионалов и создал условия для работы сотрудников.

Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:

Стратегический менеджментПолучите необходимые знания и навыки, которые помогут вам стать успешным стратегом в бизнесе

Управление проектами Начните обучаться управлению проектами и станьте ценным специалистом в любой сфере деятельности

*В этом месяце мы подготовили для вас скидку 30% на все курсы! Спешите записаться на обучение, ведь количество мест ограничено