Содержание
Подходы к формированию команды
Привлечение участников на ранних стадиях планирования проекта помогает укрепить нацеленность на достижение результатов. Организация управления и нацеленность сотрудников на достижение результатов часто включается в матричную среду управления, особенно в больших проектах. В этой ситуации, работа ведется под двойной системой руководства — подчиненные отчитываются перед линейным менеджером и руководителем.
Руководитель проекта должен убедиться, что каналы связи между ним и линейными руководителями отражены в плане управления коммуникациями. Приоритеты линейных менеджеров отличаются от приоритетов задачи, что следует учесть при обсуждении доступности ресурсов.
Формирование занимает время и требует постоянного контроля. Если следовать этим принципам, сформируется проектная группа.
Отбор команды проекта
Обратите внимание на:
Анализ требований
Определите необходимые навыки и знания
Выбор специалистов
Они должны быть коммуникабельными, готовыми выполнять задачу вместе. Подбирайте людей, дополняющих друг друга. Создается среда, которой легко управлять
Учет потенциальных рисков, проблем
Например, если задача предполагает работу с большим объемом информации, то выберете людей, умеющих быстро обрабатывать данные
Определение мотивации, интерес к задаче
Чтобы эффективно управлять проектной группой, следует подбирать людей, работающих на результат
Формирование состава проекта обеспечивает успешное завершение задач в срок и в рамках бюджета. Оно усложняется разными факторами, такими как отсутствие прямого контроля над людьми, которых нужно привлечь к работе. Нужно проводить переговоры с другими подразделениями компании и включать количество людей на стадии планирования. Это позволит избежать задержек и удовлетворить клиентов.
Планирование командной работы
Важно разработать стратегию, которая способствует достижению целей компании.
Определите цели, задач
Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной, ограниченной по времени. Команда согласовывает цель, убеждается, что все члены понимают ее, готовы работать над ее достижением. Цели изменяются в процессе работы над проектом. Группа должна быть готова к изменениям, гибко реагировать на новые обстоятельства
Распределите роли между участниками
Каждый член команды должен понимать, какие задания он выполняет, в какие сроки. Учитывайте особенности каждого, распределяйте задачи. Задавайте наводящие вопросы
Определите методы коммуникации, средства связи между участниками
Выбирайте инструменты для обмена информацией, координации
Учтите возможные риски, проблемы
Следует разработать стратегии по их предотвращению
Установите критерии оценки решений, контролируйте деятельность каждого
Получите подборку файлов от Московского Института Технологий и Управления
6 легких способов, как повысить личную эффективность.pdf
9 полезных навыков project менеджера.pdf
Организация командной работы
Но как организовать ее правильно?
Первый шаг — определение целей, задач. Каждый должен понимать, как его поход влияет на результат
Второй шаг — определение роли каждого участника. Это поможет избежать дублирования, конфликтов
Третий шаг — выбор инструментов для коммуникации (мессенджеры)
Учитывайте особенности каждого, постройте доверительные отношения. Ниже представлены особенности команды проекта, ее отличия от рабочей группы.
Рабочая группа | Команда проекта |
У каждого свои цели | Задача общая |
Каждый ответственен за общий результат | Каждый ответственен за решения совместной работы |
Кооперация не обязательна | Кооперация нужна |
Члены группы почти не общаются | Коллективное обучение |
Неопределенное число участников | Состоит из 3-9 людей |
Индивидуальное обучение | Люди обучаются совместно |
Быть в одном информационном поле с командой
Установите правила, порядок работы с информацией. Например, определить, кто будет отвечать за хранение, обновление документов, как часто следует совещаться. Кто-то предпочитает получать информацию в письменном виде, а кто-то — в устной форме. Учитывайте эти особенности, находите компромиссы во время управления группой
Этапы формирования команды
Рассмотрим этапы его формирования:
Определение целей и задач
Нужно выбрать членов группы с необходимыми навыками
Поиск участников
После определения задач, можно приступать к поиску специалистов
Определение ролей
Нужно определить, кто будет лидером, кто будет отвечать за конкретную проектную задачу
Обмен информацией, коммуникация
Следует обеспечить обмен информацией. Для этого используются инструменты, такие как облачные сервисы для хранения, обмена документами, мессенджеры, социальные сети
Оценка результатов
Важно оценить результаты, понять, что сделано правильно, а что следует улучшить в будущем
Формирование команды требует внимания к деталям, учета факторов
Развитие команды проекта
Что нужно делать для развития способностей участников:
Оценка
Периодическая оценка выявляет слабые места, проблемы. Нужно работать над улучшением навыков, повышать качество работы
Обратная связь
Обратная связь помогает участникам понять, что делают правильно, а что необходимо улучшить. Обратная связь помогает лучше понимать друг друга
Обучение, тренинги
Обучение, тренинги помогают улучшить навыки, научиться сотрудничать
Мотивация
Важно создать мотивирующие условия для улучшения навыков подчиненных
Развитие лидерства
Лидер умеет мотивировать специалистов, управлять, принимать решения
Командообразующие мероприятия
Они помогают сотрудникам компании лучше понимать друг друга, работать продуктивно. Это общий отдых, корпоративные тренинги
За развитие группы отвечает менеджер. Он наблюдает за тем, чтобы все сотрудники компании сработались. Следит за взаимодействием, анализирует результаты, определяет проблемные участки. Руководитель фиксирует все проблемы. Он реагирует, принимает решения. Задача менеджера — понять, проблема разовая или она возникает систематически.
Групповая динамика по стадиям становления
Формирование. На этой стадии сотрудники знакомятся друг с другом, определяют роли и задачи. Руководитель определяет степень профессионализма подчиненных. Создаются условия для взаимодействия, мотивировать участников на достижение общей цели
Стадия конфликта. На этой стадии возникают разногласия, конфликты. Руководитель помогает участникам разрешить конфликты, налаживает взаимодействие в группе
Стадия нормирования. На этой стадии продуктивные сотрудники начинают совместную работу. Руководитель принимает решения относительно других участников
Стадия производительности. Менеджер поддерживает подчиненных, помогает преодолевать трудности. Руководитель тратит время на ускорение процесса ее формирования
Стадия завершения. На этой стадии проект завершается, анализируются результаты. Руководитель проводит общее собрание, благодарит коллектив и других, внештатных участников
Групповая динамика по стадиям становления происходит в команде на протяжении проекта
Вывод команды в продуктивный режим
Руководитель остается на связи с подчиненными, мотивирует их на работу, помогает решать возникающие проблемы. Важно проводить регулярные обзоры, анализировать результаты, способствовать развитию коллектива.
Вывод коллектива в продуктивный режим — его развитие, как единого целого. Руководитель проекта создает условия для взаимодействия, развивает навыки членов, поддерживает положительную динамику, анализирует данные.
Стандартные процедуры развития команды
Определение целей и задач. Нужно определить задачи, объем работы, какой результат получит компания
Формирование группы. Коллектив должен состоять из экспертов разных направлений. Нужно, чтобы каждый сотрудник понимал роль в проекте
Формирование плана. Разработайте план, который определяет последовательность действий, сроки
Определение методов коммуникации. Команда должна иметь четкие правила общения, методы передачи информации
Мотивация. Руководитель проекта должен поощрять и мотивировать сотрудников на достижение целей, других заданий. Важно поддерживать положительную динамику, повышать продуктивность
Регулярные обзоры проделанной работы. Проводите регулярные обзоры, анализируйте результаты
Стандартные процедуры развития способствуют достижению целей. Развитие коллектива требует постоянного внимания. Если руководитель управляет группой удаленно, то возникают проблемы, в связи с отсутствием живого контакта с подчиненными. Это приводит к появлению недоразумений, недопониманий и других трудностей. Используйте вербальные сигналы (жесты, язык тела, мимика). Все ложится на плечи менеджера, который должен трезво оценивать проблемы. Особенно, если у него ещё не было опыта управления группой.
Иногда выделяют лидера команды. Он не строит планы и не общается с заказчиками. Во многом лидер ― это исполнитель, который обладает авторитетом у специалистов. Им становится опытный сотрудник. Все будут обращаться к нему за советом. А также это может быть эмпатичный человек, который мотивирует и поддерживает остальных.
Курс по теме
Стратегический менеджмент
Курс по теме
Управление проектами
Инструменты и методы развития
Для укрепления командного духа, нужно использовать инструменты и методы развития.
Первый инструмент — тимбилдинг
Тимбилдинг помогает сотрудникам лучше понимать друг друга
Второй инструмент — коучинг
Коуч помогает определить цели и задачи, разработать план действий. Он содействует развитию личности, росту
Третий инструмент — менторинг
Благодаря менторингу более опытные сотрудники передают знания другим. Этот метод управления помогает им быстрее адаптироваться, повышать навыки
Четвертый инструмент — ретроспектива
Процесс ретроспективы хорошо анализирует работу, выявляет сильные и слабые стороны. По итогам разрабатывается план и решения для улучшения результатов
Пятый инструмент — круги обратной связи
Круги обратной связи помогают сотрудникам обмениваться мнениями, отзывами, что способствует повышению качества коммуникации, других данных
Шестой инструмент — обучение и развитие
Развитие команды помогает сотрудникам повышать навыки, знания
Сделаем выводы:
Сформируйте коллектив как можно раньше
Раннее вовлечение участников в проект также укрепляет нацеленность на достижение результатов. Этот фактор часто упускается из виду
Используйте матричную среду в управлении
Создавайте коллектив из сотрудников компании, привлекайте внештатных специалистов
Распределите человеческие ресурсы при помощи плана коммуникации, методов управления
