Содержание
Что такое диаграмма Ганта и как она помогает в планировании?
Диаграмма Ганта состоит из:
вертикальной оси — на ней размещены задачи
горизонтальной оси — на ней представлена временная шкала
горизонтальных ленточных отрезков — на них отражены цели и сроки выполнения
Менеджер разрабатывает ленточную кривую в эксель
Сферы использования диаграммы Ганта
Например, требуется в короткие сроки отремонтировать квартиру или сделать новый дизайн. Используя диаграмму Ганта можно указать сроки, определить цели подрядчикам, при этом ориентируясь на шкалу времени. Кроме этого, применять график можно для организации и управления праздником или путешествием, или для открытия мастерской. Применение графической кривой позволяет участнику понимать, что нужно сделать, когда начать работать и принимать решения на основании кривой.
Инструмент применяется в следующих сферах:
разработка ПО
маркетинг
банки и финансовые органы
сельскохозяйственные предприятия
государственные структуры
промышленные предприятия
сфера строительства
торговля
медицина
культура или искусство
Кривая Ганта может облегчить и грамотно спланировать процесс работы по выпуску нового продукта.
Что можно увидеть или отследить с помощью диаграмм Ганта?
проектные задачи
их длительность
дата, отображает начало и окончание работ
время, которое будет затрачено на каждом этапе
исполнители, работающие над конкретной задачей
сведения о текущем положении дел
время проведения встреч
методы объединения задач
Размер каждого отрезка соответствует продолжительности задачи. Чем кривая больше, тем продолжительней срок выполнения. Левый конец — дата начала, правый — окончание. В диаграмме Ганта есть стрелки, они соединяют линии, которые говорят о том, что время начала или завершения работы зависит от времени соседней задачи. На диаграмме доступно устанавливать вехи — это события, они помечаются ромбом.
Кроме этого, на кривой показывается процент выполнения проекта и бюджет. Он позволяет оценивать ресурсы и уровень взаимосвязи задач, планировать процесс так, чтобы впоследствии не потребовалось менять методы работы, команду, инструменты.
Получите подборку файлов от Московского Института Технологий и Управления
6 легких способов, как повысить личную эффективность.pdf
9 полезных навыков project менеджера.pdf
Что было до диаграмм?
Есть много других методов или инструментов для управления проектами. Самым простым способом визуализировать цели считается кривая Ганта, о этом способе мы поговорим в статье.
Плюсы и минусы диаграммы
Плюсы:
наглядность и прозрачность — отображается каждый этап проекта, планируется очерёдность, сроки
эффективность управления — сотрудник знает, когда нужно приступить к решению задач, а менеджер может отслеживать качество выполнения работ
визуализация загрузки команды — можно видеть, когда сотрудник занят, а когда свободен, тем самым свести перегрузки к минимуму
позволяет определять главные задачи, критические точки проекта, держать все под контролем
диаграмму легко обновлять — например, добавить новую задачу или блог, поменять сроки
Минусы:
затраты времени связанные с подготовкой по созданию диаграммы
необходимость в обновлении данных — при реализации проекта могут поменяться блоги, сроки
Управление проектом — графическая кривая
Элементы диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта включает в себя следующие элементы:
Временную шкалу — измерение в днях. Она проходит слева направо, в ней отображается срок выполнения работы
Задачи — представлены на графике в виде прямоугольника. Они бывают последовательными или параллельными
Продолжительность — какое время необходимо на решение каждой задачи
Ответственных — часто серверы с кривой Ганта имеют функцию — назначить исполнителя
Вехи — они отображают задачи, которые не имеют продолжительности, а лишь говорят о завершении этапа
Зависимость — одна из важных функций. Зависимость показывает как одна задача зависит от другой, и не может начаться или завершиться, пока не начнется или не закончится другая. Строгое соблюдение последовательности и сроков является ключом к успеху
Варианты построения диаграммы Ганта
Однако бумажный вариант используется, так как он довольно прост. Достаточно перечислить цели проекта и даты их реализации в плане. Затем представить всё в виде схемы — начертить временной отрезок с задачами.
Все этапы должны иметь временные границы.
Построение в онлайн-сервисах графика — быстрая процедура. Чтобы визуализировать проект, достаточно просто внести данные в программу, а затем нажать несколько кнопок. Кроме этого, можно выделить два способа построения диаграммы Ганта:
модификация ленточной диаграммы с наполнением — инструмент имеет стандартные шаблоны
использование условного форматирования — визуализация проекта построена в ячейках
Какой инструмент выбрать — это зависит от проекта и его ценности. Например, если нужно создать диаграмму себе, то можно применить бесплатный инструмент или другой вариант пробных программ. Если необходима схема для управления дорогим проектом компании, то лучше обратится к профессиональным сервисам.
Где можно строить диаграмму?
В статье мы рассмотрим популярные и удобные методы создания диаграммы Ганта.
Microsoft Excel
Как построить диаграмму Ганта в Excel?
В программе есть шаблоны Gantt Excel, они предназначены, чтобы бесплатно строить график Ганта. Microsoft Эксель позволяет разбивать проекты на блоки и рассматривать всё по отдельности, а затем суммировать данные в соответствии с длительностью, стоимостью, количеством ресурсов. Диаграмму может просматривать команда и вносить свои рекомендации.
В Excel нет автоматизации, работа по созданию или обновлению кривой доступна только вручную, всё это увеличивает вероятность допущения ошибок. Но для маленьких проектов или личного применения — отличный вариант, ведь сервис бесплатный.
Онлайн-сервисы для создания диаграммы Ганта
Мы рассмотрим самые популярные и удобные:
MS Project
один из профессиональных продуктов Microsoft. С помощью него осуществляется управление масштабными проектами. Программа обладает шаблонами для дизайна, построения схем, таблиц, графиков. Например, программа позволяет автоматически рассчитать карту загруженности сотрудника. Наличие автоматизированного интерфейса, множество функций позволяет говорить о сложности программы. Поэтому рекомендовано пройти обучение. Сервис платный, у него есть облачная и локальная версии
GanttPRO
этот онлайн инструмент разработан для планирования и управления проектами, у него простая структура. Программа оснащена шаблонами с зависимыми задачами. Доступна разбивка на этапы и легкое перемещение по графику. Внутри диаграммы возможно выстраивание сроков и приоритета их выполнения. Сервер даёт возможность устанавливать вехи и зависимости. Возможно управлять ресурсами, осуществлять приглашение коллег, устанавливать цели, а также контролировать загрузку исполнителей. Программа платная, но доступен бесплатный пробный вариант
LibreOffice Calc
конкурент Эксель. Этой программой можно пользоваться бесплатно. Для разработки графика требуется создать таблицу с данными. Опции программы позволяют хранить, использовать, обрабатывать данные компании, делать сложные вычисления
Kaiten
сервис для управления проектом. Схема даёт возможность планировать работу и контролировать трудозатраты. Это просто делать, используя временную шкалу или кривую, путём установки сроков и объединения проектов. Возможно управлять ресурсами. Схема в Kaiten автоматически связывает задачи с картами, где представлена информация о проекте. Стандартные функции в программе бесплатные
ПланФикс
система, которая позволяет производить управление проектом и клиентской базой. В диаграмме доступна опция изменения сроков или целей. В программе можно управлять бизнесом, разработкой и рекламой проекта. Сервис бесплатный для группы 5 человек, если команда больше, то программа платная
Wrike
понятная и наглядная система для построения кривой Ганта. Она позволяет просматривать отчёты, планировать проекты, распоряжаться ресурсами, отслеживать время, определять приоритетные задачи
Курс по теме
Стратегический менеджмент
Курс по теме
Управление проектами
Как построить диаграмму Ганта за пять шагов?
Несмотря на то, что все диаграммы Ганта различные, у них есть общие моменты, они обязательны для выполнения:
Определение временных границ
схема должна иметь дату начала и окончания. Каждый проект имеет чёткие сроки, однако возможно заказчик выставит вам ряд дополнительных задач, поэтому может потребоваться внесение изменений в дату завершения. Горизонтальная прямая — это время. Нужно выбрать — это будут часы, дни или месяцы
Добавление задач с датами
схема лучше работает, если каждая задача имеет временную конкретику — начало и окончание. Чёткие сроки позволяют исполнителю понять, когда нужно подключаться к работе. Нужно обозначить каждую задачу горизонтальным отрезком. На этом этапе можно назначить исполнителей, так они проще поймут, что делать
Выделение зависимых элементов
если проект большой, то обязательно есть задачи, которые не начать, если не завершены другие. Проект будет идти по плану при наличии наглядности зависимости этапов
Указание вех
фиксирование временных моментов на графике. Их нужно воспринимать как контролирующие точки, которые отображают завершение конкретного этапа работы. Вехи помогут понять, какой этап в приоритете и отметить достижения
Актуализация информации
важно понимать не только, как выстраивать кривую, но и как её использовать на благо бизнеса. Совет по применению — регулярно обновлять данные. Это позволит команде владеть актуальными сведениями
Диаграмма Ганта — визуальное отображение работ, необходимых для окончания проекта. Это инструмент контроля и управления процессами проекта, он позволит не допустить ошибки и выполнить работу вовремя. На схеме показаны задачи, дедлайны, исполнители. Использование диаграммы упорядочит процесс проектной работы, позволит осуществлять управление и контроль на каждом этапе.
Надеемся наша статья поможем вам выбрать способ построения диаграммы Ганта, которая обеспечит успешное выполнение проектной работы.
